We hebben ons uiterste best gedaan om al je (mogelijke) vragen te beantwoorden in dit exposantenhandboek. Mocht je na het lezen ervan nog steeds (specifieke) vragen hebben, dan kun je contact met ons opnemen op info@materialdistrict.com of +31 (0)20 71 30 650.

 

Wijzigingen onder voorbehoud.

Catalogus & promotie

 

Als onderdeel van jullie deelname aan MaterialDistrict Utrecht publiceren we jullie bedrijfs- en productinformatie in de gedrukte beurscatalogus (oplage 5.000 stuks) en op de MaterialDistrict Utrecht-website. Hiervoor ontvangen we graag de volgende gegevens:

 

 

LET OP: indien je voor de geannuleerde 2020 editie in Rotterdam al een productfoto + tekst hebt aangeleverd dan gaan we er zonder tegenbericht vanuit dat deze ook van toepassing zijn voor MDU ’22. Het is vanzelfsprekend ook mogelijk opnieuw een productfoto + tekst via de portal aan te leveren, wij zullen die dan opnieuw beoordelen en goedkeuren.

 

Deadline 21-2-2022 (verlopen)

 

Gebruiken jullie MaterialDistrict Utrecht om een primeur te lanceren?

Laat het ons weten, zodat we in overleg met jullie kunnen bespreken op welke wijze we jullie primeur extra onder de aandacht kunnen brengen via onze online kanalen.

 

Wil je ook onze extra promotiemiddelen voor de beurs inzetten?

Het succes van jullie beursdeelname kunnen jullie vergroten met bijvoorbeeld een publicatie van jullie noviteit(en) in de MaterialDistrict Utrecht Noviteitennieuwsbrief (65.000 abonnees) of met een advertentie in de officiële beurscatalogus (oplage 5.000).

 

LET OP: indien je voor de geannuleerde 2020 editie in Rotterdam al een advertentie voor de beurscatalogus hebt aangeleverd dan gaan we er zonder tegenbericht vanuit dat deze ook van toepassing zijn voor MDU ’22. Het is vanzelfsprekend ook mogelijk opnieuw een advertentie voor de beurscatalogus via de portal aan te leveren, wij zullen die dan opnieuw beoordelen en goedkeuren.

 

Deze extra promotiemogelijkheden kun je hier bestellen, of neem contact met ons op.

 

Deadline: 21-2-2022 (verlopen)

Toegang en badges

 

Opbouwbadges

De opbouw is op maandag 4 april. Je hebt een ingevulde op- en afbouwkaart nodig om je standmaterialen te (laten) lossen (je vind deze vanaf volgende week in de exposantenportal onder de knop “JOUW DOWNLOADS”). Bij aankomst dien je je eerst te melden bij de parkeerbegeleider ter plaatse, hij zal je verdere aanwijzingen geven.

LET OP: de opbouwbadges worden uitsluitend afgegeven als de factuur volledig is voldaan.

 

Standbemanningsbadges

Het is tot uiterlijk maandag 21 maart 17:00 u mogelijk via de exposantenportal badges te registeren voor je standpersoneel. In de loop van volgende week ontvangen zij per email een e-ticket die ze op beursdagen bij de ticketbalie dienen om te wisselen voor een exposantenbadge. Deze badge is op alle beursdagen geldig.

 

LET OP: indien je voor de geannuleerde 2020 editie in Rotterdam al standbemanningsbadges hebt besteld dan gaan we er zonder tegenbericht vanuit dat deze ook van toepassing zijn voor MDU ’22. Het is vanzelfsprekend ook mogelijk nieuwe standbemanningsbadges via de portal aan te maken, wij zullen die dan opnieuw beoordelen en goedkeuren. Zorg ervoor dat de badges die niet meer van toepassing zijn worden verwijderd.

 

Deadline 21-3-2022 (verlopen)

Locatie, Route en Parkeren

 

MaterialDistrict Utrecht vindt in 2022 plaats van 5-7 april in Werkspoorkathedraal, Tractieweg 41, 3534 AP Utrecht

 

Parkeerabonnementen exposantenparkeerplaatsen

Heb je een Pluspakket of via de exposantenportal losse parkeerkaarten besteld? Deze zijn vanaf 28 maart via de exposantenportal te downloaden (je vind ze onder de knop “JOUW DOWNLOADS”). Parkeerkaarten zijn op beursdagen op alle parkeerterreinen geldig en worden bij aankomst gecontroleerd door de parkeerbegeleiders.

Op de opbouwdag is parkeren gratis.

 

Overige parkeervoorzieningen

Parkeren is ook mogelijk zonder abonnement, wij kunnen echter niet garanderen dat er voldoende parkeerplaatsen zijn. 

Parkeren tijdens op- en afbouw

Voor vrachtwagens en bestelbussen hanteren wij een laad- en losregeling met een maximale duur van 1 uur tijdens op- en afbouwtijden. Dit om iedereen goede toegang te garanderen en opstoppingen te voorkomen.

 

Op- en Afbouw

Opbouw

De opbouw is op maandag 4 april. Je hebt een ingevulde op- en afbouwkaart nodig om je standmaterialen te (laten) lossen (je vind deze vanaf volgende week in de exposantenportal onder de knop “JOUW DOWNLOADS”). Bij aankomst dien je je eerst te melden bij de parkeerbegeleider ter plaatse, hij zal je verdere aanwijzingen geven.

Standhouders met een CUBICAL 1/4, CUBICAL 1/2 en een CUBICAL 1/1 kunnen opbouwen van 8:00 – 19:00 u. Wij adviseren je om zo vroeg mogelijk te starten, zeker als je grote standmaterialen naar je stand moet brengen. De gangpaden zijn smal en kronkelig, dus hoe eerder je er bent, hoe minder obstakels om rekening mee te hoeven houden.

Standhouders met een CUBICAL 1/8 (tabletop) of een Innovation Hotspot kunnen opbouwen van 14:00 – 19:00 u. Bewust pas in de middag, zodat de kans het kleinste is dat jouw presentatie beschadigd of in de weg staat op het moment dat de grotere standhouders hun standmaterialen binnenbrengen.

Zorg dat je je standnummer weet en je de meest recente plattegrond met jouw standlocatie in bezit hebt.

Afbouw

De afbouw is donderdag 7 april van 17:30 – 21:30 u. Je hebt een ingevulde op- en afbouwkaart nodig indien je met grote voertuigen (vanaf maatje bakwagen) komt om je spullen op te halen (je vindt deze vanaf volgende week in de exposantenportal onder de knop “JOUW DOWNLOADS”). Bij aankomst dien je je eerst te melden bij de parkeerbegeleider ter plaatse, hij zal je verdere aanwijzingen geven. Voertuigen worden niet eerder dan 17:30 u toegelaten.

Past alles in je auto/busje? Kom dan op de opbouwdag vroeg en parkeer je auto op het aangrenzende parkeerterrein. Dan loop je zo met al je spullen onder je arm naar je auto.

Exposantenborrel

 

Tijdens MaterialDistrict Utrecht vindt op dinsdag 5 april 2022 van 18:00 tot 19:00 uur de exposantenborrel plaats in de exposantenlounge. Alle exposanten en eventpartners zijn van harte welkom.

Hotel

 

Reserveer je verblijf op tijd en boek bij voorkeur een hotel met gratis annuleringsmogelijkheid.

Internet

 

Tijdens MaterialDistrict Utrecht is gratis WiFi-internet beschikbaar. Aan deze gratis service kunnen geen rechten worden ontleend, de kwaliteit is sterk afhankelijk van het aantal gebruikers en niet geschikt voor professioneel gebruik. Heb je een stabiele internetverbinding nodig voor jullie beursdeelname? Dan adviseren we je een WiFi-voucher te bestellen voor toegang tot het professionele WiFi-netwerk.

 

Hebben jullie een pluspakket afgenomen (controleer hier)? Dan is een WiFi-voucher inbegrepen.

Exposantencatering

Catering voor jouw standbemanning is inbegrepen in je deelname. Zij krijgen toegang tot de selfservice-exposantenlounge waar vanaf 1 uur voor openingstijd onbeperkt (fair use policy) drinken, fruit en kleine zoete en hartige versnaperingen beschikbaar zijn. Daarnaast ontvangen ze een voucher om dagelijks op de beursvloer bij een van de cateringpunten een lekker broodje en een superluxe koffie te bestellen. De vouchers en toegangsbandjes voor de lounge vind je straks in je welkomstmap.

Afhankelijk van het standtype is catering inbegrepen voor het volgende aantal personen:
·       Tabletop 1x1m/1x2m (CUBICAL 1/8)/Innovation Hotspot : 1 persoon
·       Stand 3×3 meter (CUBICAL 1/4) : 2 personen
·       Stand 3×6 meter (CUBICAL 1/2) : 3 personen
·       Stand 6×6 meter (CUBICAL 1/1) : 4 personen

MaterialDistrict Expo

Jouw materiaal-sample mee op tournee met een van onze exposities in onder andere Nederland, België en Luxemburg? Als jouw materiaal vernieuwend is op het gebied van circulariteit, energietransitie of wellbeing, dan nemen wij jouw materiaal graag op in onze materialen-collectie die reist langs toonaangevende architectenbeurzen in binnen- en buitenland. Wij maken het samplepaneel (inclusief een label met jullie gegevens) en zorgen voor het vervoer en de op- en afbouw van de expositie(s), zo heb je er verder geen omkijken naar!

 

Doe je mee aan de MaterialDistrict Expo? Een van onze collega’s neemt contact met je op over wat je moet aanleveren.

 

Deadline 1-3-2022

Standpresentatie

 

Inleiding

Het grote succes achter MaterialDistrict Utrecht is het zogenaamde “Curated Tradeshow”-format van de beurs. Exposanten maken deel uit van een totaalconcept, waarin de beleving en informatie-/inspiratiebehoeftes van onze bezoekers centraal staan. MaterialDistrict biedt jullie een krachtig en effectief platform waarbinnen een aantal belangrijke basisprincipes gelden. Principes die hun waarde de afgelopen 14 edities voor onze exposanten hebben bewezen en die we samen met jullie gaan toepassen om tot een effectieve standpresentatie te komen.

 

Onze basisprincipes

PRINCIPE 1. Jullie materialen staan centraal: De bezoeker wil met alle zintuigen in aanraking kunnen komen met nieuwe materialen. Logo’s en pay-offs zijn daarom secundair aan jullie presentatie, jullie materialen spelen de hoofdrol in jullie stand.

 

PRINCIPE 2. Jullie stand heeft een open karakter: De bezoeker wil op ontdekkingsreis op de beursvloer en snel contact kunnen leggen met de exposanten. Hoe opener jullie stand, hoe meer bezoekers deze trekt. En hoe meer bezoekers, hoe meer leads.

 

PRINCIPE 3. Jullie stand is om door een ringetje te halen: Geen doelgroep zo kritisch als architecten en designers. Is je standpresentatie verzorgd, dan schept dat vertrouwen bij jullie doelgroep en vergroot je de kans op nieuwe projecten. Het tegenovergestelde is ook waar; bijna geen ontwerper schrijft materialen voor van een fabrikant die een standaard, onverzorgde en rommelige standpresentatie heeft. Gebruik van rolbanners, standaard meubilair etc. is daarom niet toegestaan.

 

PRINCIPE 4. Jullie stellen de bezoeker centraal: Aandacht van onze bezoekers trek je door nieuwe materialen te laten zien en uit te stralen dat de bezoeker welkom bij jullie is. Verbied daarom in jullie stand het gebruik van smartphones (m.u.v. scannen van leads), zorg dat standbemanning netjes en verzorgd oogt (en handelt) en gebruik liever geen zitmeubilair in je eigen stand (hiermee faciliteer je namelijk een ongewenste passieve houding van jullie standbemanning).

 

Onze stands

Cubical 1/8 (1) Cubical 1/8 (2) Cubical 1/4 Cubical 1/2
·  Tabletop presentatiekubus 1×1 m

·  Grijs beurstapijt (tegels)

·  1x bord bedrijfsnaam (ca. 20 x 100 cm)

· Max. 1 persoon standbemanning

·  Tabletop presentatiekubus 1×2 m

· Grijs beurstapijt (tegels)

· 1x bord bedrijfsnaam (ca. 20 x 100 cm)

· Max. 1 persoon standbemanning

·  Optioneel: achterwand 2×2 meter

·  9 m2 (ca. 3×3 m)

· Grijs beurstapijt (tegels)

·  Pergolastand, zwart

·  Max. 1 achterwand

· Max. 2 achterwanden (hoekstand)

· 1x bord bedrijfsnaam (ca. 20 x 100 cm)

·  Max. 2 personen standbemanning

·  18 m2 (ca. 3x6m)

· Grijs beurstapijt (tegels)

·  Pergolastand, zwart

·  Max. 2 achterwanden

· 2x bord bedrijfsnaam (ca. 20 x 100 cm)

·  Max. 3 personen standbemanning

download richtlijnen download richtlijnen download richtlijnen download richtlijnen

 

Electra (220 V), lichtspots, bedrukte achterwanden, etc., bestel je via onze webshop.

 

Deadline 14-3-2022

 

 

Jullie standontwerp indienen

Graag helpen we je om een zo’n optimaal mogelijk resultaat te behalen met jullie deelname aan MaterialDistrict Utrecht. We vragen jullie een standontwerp in te dienen dat voldoet aan de 4 basisprincipes zoals hierboven omschreven. Om het je makkelijk te maken, kun je hierboven de ontwerprichtlijnen downloaden. Als je deze volgt, is de kans groot dat je ontwerp voldoet aan de MaterialDistrict Utrecht-principes.

 

Het standontwerp zal door ons worden beoordeeld, na onze goedkeuring kunnen jullie overgaan tot de productie van jullie stand. Upload hier je standontwerp.

 

LET OP: indien je voor de geannuleerde 2020 editie in Rotterdam al een standontwerp hebt aangeleverd dan gaan we er zonder tegenbericht vanuit dat deze ook van toepassing zijn voor MDU ’22. Het is vanzelfsprekend ook mogelijk opnieuw een standontwerp via de portal aan te leveren, wij zullen die dan opnieuw beoordelen en goedkeuren.

 

Deadline 7-3-2022

 

Adviessessies standpresentaties

Ons ontwerpteam kan jullie helpen bij het ontwerpen van een effectieve standpresentatie. Heb je hulp nodig van een van onze ontwerpers? Meld je dan aan voor één van onze digitale adviessessies via Google Meet. Aanmelden voor de adviessessies kan op deze pagina.

 

Oplevering van de stand op de beurs

Als je klaar bent met het inrichten van je stand neem je contact met ons op door te bellen naar 06 – 264 86 168. Er komt dan iemand van de organisatie naar je toe om de stand op te leveren, we controleren dan of alles voldoet aan het standontwerp dat we vooraf hebben goedgekeurd. Als je de presentatierichtlijnen volgt komt alles goed, voor de zekerheid attenderen we je er nog even op dat het plaatsen van rolbanieren, het beplakken van tabletop kubussen en het in de gangpaden plaatsen van folderrekken en dergelijke niet is toegestaan.

Prints (achterwand)

 

Wil je een eigen visual op jullie achterwand, dat kan! Deze kun je bestellen via de webshop in de exposantenportal.

 

LET OP: indien je voor de geannuleerde 2020 editie in Rotterdam al een geprinte achterwand hebt aangeleverd dan gaan we er zonder tegenbericht vanuit dat deze ook van toepassing zijn voor MDU ’22. Het is vanzelfsprekend ook mogelijk opnieuw een geprinte achterwand via de portal aan te leveren, wij zullen die dan opnieuw beoordelen en goedkeuren.

 

Deadline 7-3-2022

Bezoekerswerving & Leadscanning

 

Bezoekerswerving

Het succes van de beurs wordt mede bepaald door de inspanningen van de exposanten om bezoekers te werven. Iedere exposant krijgt daarom een unieke registratielink en gedrukte algemene uitnodigingskaarten waarmee relaties tickets met 100% korting kunnen aanschaffen.

 

Ter ondersteuning van jullie bezoekerswerving stellen wij ook campagnemateriaal en digitale banners ter beschikking. Deze kun je hier downloaden. Vergeet vooral niet MaterialDistrict Utrecht te promoten via social media. #MDU2022 #MaterialDistrictUtrecht

 

Inspiratie nodig voor jullie bezoekerscampagne? Bekijk hier ons webinar met tips & tricks voor exposanten.

 

Leadscanning

Heb je een Pluspakket of via de exposantenportal een licentie voor de leadscannerapp besteld? Dan ontvang je in de loop van volgende week per email de gegevens van je Intercambio-account.

Ter voorbereiding kun je alvast hier de handleiding lezen en de leadscan-app installeren op de telefoons van je standbemanning. Let op: een licentie is maar op 1 device tegelijkertijd te gebruiken. Het is tot uiterlijk maandag 21 maart 17:00 u mogelijk via de exposantenportal extra licenties à € 35,- aan te schaffen. Daarna kunnen ze alleen nog via de Intercambio-portal worden bijbesteld en bedragen de kosten € 75,- per extra licentie.

 

Hebben jullie een pluspakket afgenomen (controleer hier)? Dan is de leadscan-app inbegrepen.

Timetable

 

Opbouw: maandag 4-4-2022, 8:00 – 19:00
Afbouw: donderdag 7-4-2022, 17:30 – 21:30
Openingstijden:
dinsdag 5-4-2022, 10:00 – 18:00
woensdag 6-4-2022, 10:00 – 18:00
donderdag 7-4-2022, 10:00 – 17:00
Jullie standbemanning heeft op alle beursdagen 1 uur vóór openingstijd en 1 uur na sluitingstijd toegang tot de beurs.

Hospitality

 

Het succes van jullie beursdeelname wordt voor een belangrijk deel bepaald door de positieve ervaring van de bezoeker. De filosofie hierachter is: bij MaterialDistrict Utrecht stap je een andere, inspirerende wereld binnen. Voor een optimale bezoekerservaring hebben we daarom een paar richtlijnen opgesteld.

 

  • Jullie standbemanning heeft alle aandacht voor onze bezoekers; het draait om hen.
  • De stand en/of de ruimte rondom de presentatiekubussen blijven schoon en opgeruimd (geen losse rommel en afval) zodat alle aandacht naar jullie mooie materialen gaat.
  • Voor de momenten die jullie standbemanning nodig heeft om even te eten of mail te checken, gebruiken zij de daarvoor aangewezen cateringplekken & exposantenlounge.
  • Jullie stand blijft altijd bemand tijdens beursopeningstijden.
  • We tonen respect voor en gastvrijheid aan onze bezoekers, dus de opbouw van de stand dient gereed te zijn vóór opening van de beurs, de afbouw van de stand start pas na sluitingstijd van de beurs.

Opslag & logistiek

Vrachtwagens, bestelbusjes en auto’s worden niet binnengelaten in de hal, het is niet toegestaan met eigen heftrucks/kooiapen etc. standmaterialen af te leveren tot aan de stand. Voor het afleveren op ophalen van standmaterialen bij jullie stand kun je contact opnemen met:

CEVA Showfreight Domestic team
events.nl@cevalogistics.com
088-0283100

LET OP: de gangpaden zijn 2,85 m breed en zijn niet in een rechte lijn, ons advies is hier rekening mee te houden door standmaterialen niet al te groot te verpakken zodat ze makkelijk gemanoeuvreerd kunnen worden over de beursvloer.

En verder: Wij kunnen op locatie geen zendingen voor jullie aannemen. Laat je wat bezorgen, zorg dan zelf dat je iemand ter plaatse hebt om het in ontvangst te nemen. Wij hebben geen palletwagens, hondjes etc. beschikbaar. Het is helaas niet mogelijk pallets en verpakkingsmateriaal op te laten slaan voor, tijdens en na de beursdagen.

Lockers

Heb je een Pluspakket of via de exposantenportal een locker besteld? Dan vind je de sleutel voor je locker in je welkomstmap. Je vindt de lockers straks in de exposantenlounge.

Webshop

 

Om je aanwezigheid op de beurs te optimaliseren, kun je verschillende extra producten en diensten bestellen via onze webshop.

45 dagen voor de 1e opbouwdag van de beurs worden de eventueel door jullie bestelde extra’s gefactureerd. Deze factuur dient te zijn voldaan voor aanvang van de beurs.

 

Deadline 14-3-2022 (verlopen)

COVID-19-maatregelen

 

Wij verwachten in april 2022 weer een evenement te kunnen houden zonder specifieke COVID-19 maatregelen. Mocht dit niet het geval zijn dat horen jullie dat tijdig van ons. Wij zullen ons uiteraard te alle tijden houden aan de actuele maatregelen vanuit de overheid en het RIVM.

Algemene voorwaarden

 

De algemene voorwaarden van MaterialDistrict zijn hier beschikbaar.