We hebben ons uiterste best gedaan om al je (mogelijke) vragen te beantwoorden in dit exposantenhandboek. Mocht je na het lezen ervan nog steeds (specifieke) vragen hebben, dan kun je contact met ons opnemen op info@materialdistrict.com of +31 (0)20 71 30 650.
Wijzigingen onder voorbehoud.
Als onderdeel van jullie deelname aan MaterialDistrict Utrecht publiceren we jullie bedrijfs- en productinformatie in de gedrukte beurscatalogus (oplage 5.000 stuks) en op de MaterialDistrict Utrecht-website. Hiervoor ontvangen we graag de volgende gegevens:
Deadline 1-7-2021
Gebruiken jullie MaterialDistrict Utrecht om een primeur te lanceren?
Laat het ons weten, zodat we in overleg met jullie kunnen bespreken op welke wijze we jullie primeur extra onder de aandacht kunnen brengen via onze online kanalen.
Wil je ook onze extra promotiemiddelen voor de beurs inzetten?
Het succes van jullie beursdeelname kunnen jullie vergroten met bijvoorbeeld een publicatie van jullie noviteit(en) in de MaterialDistrict Utrecht Noviteitennieuwsbrief (65.000 abonnees) of met een advertentie in de officiële beurscatalogus (oplage 5.000).
Deze extra promotiemogelijkheden kun je hier bestellen, of neem contact met ons op.
Opbouwbadges
Voor het opbouwen van jullie stand zijn opbouwbadges nodig. Deze opbouwbadges kunnen twee weken voor het evenement worden gedownload via de exposantenportal. De badges kun je voor elke medewerker uitprinten. Iedereen die tijdens de opbouw aanwezig is moet deze ingevuld kunnen tonen.
LET OP: de opbouwbadges worden uitsluitend afgegeven als de factuur volledig is voldaan.
Standbemanningsbadges
Tijdens de beursdagen zijn standbemanningsbadges nodig. Deze zijn persoonsgebonden (en expliciet niet bedoeld voor jullie gasten, daarvoor gebruiken jullie de uitnodigingskaarten/-link!) en kun je hier gratis bestellen. LET OP: de QR-code waarmee je de standbemanningsbadges kunt afhalen wordt je uiterlijk in de week voor aanvang van de beurs gemaild.
Deadline 1-7-2021
MaterialDistrict Utrecht vindt in 2021 plaats in De Werkspoorkathedraal, Tractieweg 41, 3534 AP Utrecht.
Parkeerabonnementen exposantenparkeerplaatsen
Driedaagse parkeerabonnementen voor de exposantenparkeerplaatsen kun je hier bestellen.
LET OP: Parkeerkaarten kun je 2 weken voorafgaande aan het evenement downloaden via de exposantenportal.
Overige parkeervoorzieningen
Parkeren is ook mogelijk zonder abonnement, wij kunnen echter niet garanderen dat er voldoende parkeerplaatsen zijn.
Parkeren tijdens op- en afbouw
Voor vrachtwagens en bestelbussen hanteren wij een laad- en losregeling met een maximale duur van 1 uur tijdens op- en afbouwtijden. Dit om iedereen goede toegang te garanderen en opstoppingen te voorkomen.
Tijdens MaterialDistrict Utrecht vindt op woensdag 15 september 2021 van 18:00 tot 19:00 uur de exposantenborrel plaats in de exposantenlounge. Alle exposanten en eventpartners zijn van harte welkom. Onder het genot van een hapje en een drankje reiken wij de Exhibitors’ Awards uit. En worden tevens de deelnamemogelijkheden voor MaterialDistrict 2022 gepresenteerd.
Exhibitors’ Awards
Meer informatie hierover volgt later.
Reserveer je verblijf op tijd en gebruik deze link voor de beschikbaarheid van hotels in de buurt van De Werkspoorkathedraal.
Tijdens MaterialDistrict Utrecht is gratis WiFi-internet beschikbaar. Aan deze gratis service kunnen geen rechten worden ontleend, de kwaliteit is sterk afhankelijk van het aantal gebruikers en niet geschikt voor professioneel gebruik. Heb je een stabiele internetverbinding nodig voor jullie beursdeelname? Dan adviseren we je een WiFi-voucher te bestellen voor toegang tot het professionele WiFi-netwerk.
Hebben jullie een pluspakket afgenomen (controleer hier)? Dan is een WiFi-voucher inbegrepen.
Meer informatie hierover volgt later.
Inleiding
Het grote succes achter MaterialDistrict Utrecht is het zogenaamde “Curated Tradeshow”-format van de beurs. Exposanten maken deel uit van een totaalconcept, waarin de beleving en informatie-/inspiratiebehoeftes van onze bezoekers centraal staan. MaterialDistrict biedt jullie een krachtig en effectief platform waarbinnen een aantal belangrijke basisprincipes gelden. Principes die hun waarde de afgelopen 14 edities voor onze exposanten hebben bewezen en die we samen met jullie gaan toepassen om tot een effectieve standpresentatie te komen.
Onze basisprincipes
PRINCIPE 1. Jullie materialen staan centraal: De bezoeker wil met alle zintuigen in aanraking kunnen komen met nieuwe materialen. Logo’s en pay-offs zijn daarom secundair aan jullie presentatie, jullie materialen spelen de hoofdrol in jullie stand.
PRINCIPE 2. Jullie stand heeft een open karakter: De bezoeker wil op ontdekkingsreis op de beursvloer en snel contact kunnen leggen met de exposanten. Hoe opener jullie stand, hoe meer bezoekers deze trekt. En hoe meer bezoekers, hoe meer leads.
PRINCIPE 3. Jullie stand is om door een ringetje te halen: Geen doelgroep zo kritisch als architecten en designers. Is je standpresentatie verzorgd, dan schept dat vertrouwen bij jullie doelgroep en vergroot je de kans op nieuwe projecten. Het tegenovergestelde is ook waar; bijna geen ontwerper schrijft materialen voor van een fabrikant die een standaard, onverzorgde en rommelige standpresentatie heeft. Gebruik van rolbanners, standaard meubilair etc. is daarom niet toegestaan.
PRINCIPE 4. Jullie stellen de bezoeker centraal: Aandacht van onze bezoekers trek je door nieuwe materialen te laten zien en uit te stralen dat de bezoeker welkom bij jullie is. Verbied daarom in jullie stand het gebruik van smartphones (m.u.v. scannen van leads), zorg dat standbemanning netjes en verzorgd oogt (en handelt) en gebruik liever geen zitmeubilair in je eigen stand (hiermee faciliteer je namelijk een ongewenste passieve houding van jullie standbemanning).
Onze stands
| Cubical 1/8 (1) | Cubical 1/8 (2) | Cubical 1/4 | Cubical 1/2 | |||
 |
 |
 |
 |
|||
| · Tabletop presentatiekubus 1×1 m
· Grijs beurstapijt (tegels) · 1x bord bedrijfsnaam (ca. 20 x 100 cm) · Max. 1 persoon standbemanning |
· Tabletop presentatiekubus 1×2 m
· Grijs beurstapijt (tegels) · 1x bord bedrijfsnaam (ca. 20 x 100 cm) · Max. 1 persoon standbemanning · Optioneel: achterwand 2×2 meter |
· 9 m2 (ca. 3×3 m)
· Grijs beurstapijt (tegels) · Pergolastand, zwart · Max. 1 achterwand · Max. 2 achterwanden (hoekstand) · 1x bord bedrijfsnaam (ca. 20 x 100 cm) · Max. 2 personen standbemanning |
· 18 m2 (ca. 3x6m)
· Grijs beurstapijt (tegels) · Pergolastand, zwart · Max. 2 achterwanden · 2x bord bedrijfsnaam (ca. 20 x 100 cm) · Max. 3 personen standbemanning |
|||
| download richtlijnen | download richtlijnen | download richtlijnen | download richtlijnen |
Electra (220 V), lichtspots, bedrukte achterwanden, etc., bestel je via onze webshop.
Deadline 1-7-2021
Jullie standontwerp indienen
Graag helpen we je om een zo’n optimaal mogelijk resultaat te behalen met jullie deelname aan MaterialDistrict Utrecht. We vragen jullie een standontwerp in te dienen dat voldoet aan de 4 basisprincipes zoals hierboven omschreven. Om het je makkelijk te maken, kun je hierboven de ontwerprichtlijnen downloaden. Als je deze volgt, is de kans groot dat je ontwerp voldoet aan de MaterialDistrict Utrecht-principes.
Het standontwerp zal door ons worden beoordeeld, na onze goedkeuring kunnen jullie overgaan tot de productie van jullie stand. Upload hier je standontwerp.
Deadline 1-7-2021
Adviessessies standpresentaties
Ons ontwerpteam kan jullie helpen bij het ontwerpen van een effectieve standpresentatie. Heb je hulp nodig van een van onze ontwerpers? Meld je dan aan voor één van onze digitale adviessessies via Google Meet. Aanmelden voor de adviessessies kan op deze pagina.
Oplevering van de stand op de beurs
Jullie stand wordt op de opbouwdag samen met jullie (standbouwer) opgeleverd om er zeker van te zijn dat jullie stand is uitgevoerd overeenkomstig het door ons goedgekeurde ontwerp. Na oplevering van de stand kunnen jullie alle benodigde spullen voor jullie standbemanning ophalen bij het organisatiekantoor.
Wil je een eigen visual op jullie achterwand, dat kan! Deze kun je bestellen via de webshop in de exposantenportal.
Deadline 1-7-2021
Bezoekerswerving
Het succes van de beurs wordt mede bepaald door de inspanningen van de exposanten om bezoekers te werven. Iedere exposant krijgt daarom een unieke registratielink en gedrukte algemene uitnodigingskaarten waarmee relaties tickets met 100% korting kunnen aanschaffen.
Ter ondersteuning van jullie bezoekerswerving stellen wij ook campagnemateriaal en digitale banners ter beschikking. Deze kun je (wanneer beschikbaar) hier downloaden. Vergeet vooral niet MaterialDistrict Utrecht te promoten via social media. #MDU2021 #MaterialDistrictUtrecht
Inspiratie nodig voor jullie bezoekerscampagne? Bekijk hier ons webinar met tips & tricks voor exposanten.
Leadscanning
Voor de voorregistratie van bezoekers maken we gebruik van het bezoekersregistratiesysteem. Bezoekers ontvangen bij aankomst op de beurs een persoonlijke badge met een streepjescode. Wil je de mogelijkheid om op jullie standbezoekers te scannen door middel van een leadscanner? Bestel dan de leadscan-app via de webshop!
Hebben jullie een pluspakket afgenomen (controleer hier)? Dan is de leadscan-app inbegrepen.
Opbouw: 14-9, 8:00 – 19:00
17-9, 10:00 – 17:00
Jullie standbemanning heeft op alle beursdagen 1 uur vóór openingstijd en 1 uur na sluitingstijd toegang tot de beurs.
Het succes van jullie beursdeelname wordt voor een belangrijk deel bepaald door de positieve ervaring van de bezoeker. De filosofie hierachter is: bij MaterialDistrict Utrecht stap je een andere, inspirerende wereld binnen. Voor een optimale bezoekerservaring hebben we daarom een paar richtlijnen opgesteld.
Heb je logistieke ondersteuning nodig tijdens het op- en afbouwen van je stand of heb je opslagcapaciteit voor je beursmaterialen nodig? Lees dan dit document.
Wil je voor tijdens de beurs een locker of een balie huren? Deze kun je bestellen via onze webshop in de exposantenportal.
Hebben jullie een pluspakket afgenomen (controleer hier)? Dan is een locker voor jullie standbemanning inbegrepen. Het aantal lockers dat jullie krijgen, is afhankelijk van welk type stand jullie hebben gekozen (bekijk hier jullie aantal lockers).
Deadline 1-7-2021
Om je aanwezigheid op de beurs te optimaliseren, kun je verschillende extra producten en diensten bestellen via onze webshop.
45 dagen voor de 1e opbouwdag van de beurs worden de eventueel door jullie bestelde extra’s gefactureerd. Deze factuur dient te zijn voldaan voor aanvang van de beurs.
Deadline 1-7-2021
Na het niet kunnen doorgaan van onze 2020-editie kunnen we naar verwachting vanaf de zomer 2021 weer vakbeurzen organiseren. Dat doen we natuurlijk op een veilige en verantwoorde manier. Door slimme maatregelen krijg je alle ruimte om veilig in gesprek te gaan met onze bezoekers.
Uiteraard blijven wij afhankelijk van de RIVM-richtlijnen. Indien er wijzigingen/versoepelingen komen in onderstaande maatregelen, dan berichten wij je daarover.
Eénrichtingsverkeer
De beursplattegrond is ontworpen met éénrichtingspaden die langs alle stands loopt zodat bezoekers veilig kunnen lopen zonder tegenliggers tegen te komen. De looproutes zijn te volgen via pijlen op de grond.
1,5 meter afstand
De gehele beurs is zo ingericht dat je overal anderhalve meter afstand kunt houden. Of er ten tijde van de beurs 1,5 m afstand gehouden dient te worden, laten we afhangen van de voorschriften op dat moment.
Mondkapjes
Of er ten tijde van de beurs mondkapjes gedragen dienen te worden, laten we afhangen van de voorschriften op dat moment.
Stay & Go-zones
Bij alle stands zijn zogenaamde Stay & Go-zones gesitueerd zodat bezoekers rustig bij jullie stand kunnen stoppen zonder daarbij de doorstroming in de gangpaden te verstoren.
Desinfectiezuilen
Bij alle ingangen en andere plekken vind je desinfectiezuilen om je handen te ontsmetten.
Extra reiniging
Regelmatig worden contactoppervlakten extra goed schoongemaakt.
Tijdslots
Om bezoekersstromen te kunnen reguleren zijn de beursdagen opgeknipt in 3 tijdslots. In totaal zijn er dus 9 dagdelen om de beurs te bezoeken. In het registratieproces zal worden aangegeven wanneer een tijdslot druk of vol is. Het is verplicht de beurs te verlaten als het tijdslot voorbij is.
Tijdslot 1: 10:00 – 14:00
Tijdslot 2: 12:00 – 16:00
Tijdslot 3: 14:00 – 18:00 (17:00 laatste beursdag)
Online registratie
Om MaterialDistrict Utrecht te kunnen bezoeken zijn bezoekers verplicht een online ticket te kopen. Dit kan in de periode voor de beurs, maar ook op de beurs zelf. Online registratie is noodzakelijk om online de gezondheidscheck uit te kunnen voeren.
Online triage / Gezondheidscheck
Om de gezondheid van onze bezoekers te waarborgen zijn wij verplicht alle bezoekers & exposanten een aantal vragen te stellen met betrekking tot hun gezondheid. In de dagen voor je bezoek ontvang je van ons een email met een uitnodiging om deze vragen in te vullen. Na het invullen van deze vragen ontvang je de opbouw/exposanten badges. Gegevens van deze check zullen niet worden opgeslagen in verband met de geldende AVG-regels.
Richtlijnen voor bezoekers
Jouw veiligheid heeft onze hoogste prioriteit, daarom vragen we ook onze exposanten en bezoekers om een aantal richtlijnen te volgen. Ze zullen je inmiddels bekend voorkomen, maar we noemen ze toch nog een keer:
MaterialDistrict, formerly known as Materia, Material Xperience, Material Xperience On Tour and Materia Exhibitions
