Inleiding
Het grote succes achter MaterialDistrict Utrecht is het zogenaamde “Curated Tradeshow”-format van de beurs. Exposanten maken deel uit van een totaalconcept, waarin de beleving en informatie-/inspiratiebehoeftes van onze bezoekers centraal staan. MaterialDistrict biedt jullie een krachtig en effectief platform waarbinnen een aantal belangrijke basisprincipes gelden. Principes die hun waarde de afgelopen 17 edities voor onze exposanten hebben bewezen en die we samen met jullie gaan toepassen om tot een effectieve standpresentatie te komen.

Onze basisprincipes

PRINCIPE 1. Jullie materialen staan centraal: De bezoeker wil met alle zintuigen in aanraking kunnen komen met nieuwe materialen. Logo’s en pay-offs zijn daarom secundair aan jullie presentatie, jullie materialen spelen de hoofdrol in jullie stand.

PRINCIPE 2. Jullie stand heeft een open karakter: De bezoeker wil op ontdekkingsreis op de beursvloer en snel contact kunnen leggen met de exposanten. Hoe opener jullie stand, hoe meer bezoekers deze trekt. En hoe meer bezoekers, hoe meer leads.

PRINCIPE 3. Jullie stand is om door een ringetje te halen: Geen doelgroep zo kritisch als architecten en designers. Is je standpresentatie verzorgd, dan schept dat vertrouwen bij jullie doelgroep en vergroot je de kans op nieuwe projecten. Het tegenovergestelde is ook waar; bijna geen ontwerper schrijft materialen voor van een fabrikant die een standaard, onverzorgde en rommelige standpresentatie heeft. Gebruik van rolbanners, standaard meubilair etc. is daarom niet toegestaan.

PRINCIPE 4. Jullie stellen de bezoeker centraal: Aandacht van onze bezoekers trek je door nieuwe materialen te laten zien en uit te stralen dat de bezoeker welkom bij jullie is. Verbied daarom in jullie stand het gebruik van smartphones (m.u.v. scannen van leads), zorg dat standbemanning netjes en verzorgd oogt (en handelt) en gebruik liever geen zitmeubilair in je eigen stand (hiermee faciliteer je namelijk een ongewenste passieve houding van jullie standbemanning).

TABLETOP SINGLE ( 1 x 1 m )
Het pakket omvat een presentatiekubus van 1 x 1 x 1 m inclusief jullie bedrijfsnaam met 1 persoon bemanning (inclusief all- inclusive catering), grijze tapijttegels en een editorial in de officiële beurscatalogus (1/2 pagina) en op de officiële beurswebsite. Inclusief 50 dagtickets voor relaties t.w.v. € 1.250,-

download presentatierichtlijnen

TABLETOP DOUBLE ( 1 x 2 m )
Het pakket omvat een 2 presentatiekubussen van 1 x 1 x 1 m inclusief jullie bedrijfsnaam met 2 persoons bemanning (inclusief all-inclusive catering), grijze tapijttegels en een editorial in de officiële beurscatalogus (1/2 pagina) en op de officiële beurswebsite. Tevens de mogelijkheid voor een achterwand van 1,8 x 2,8 m die tegen een meerprijs van kan worden bedrukt (backdrop). Inclusief 50 dagtickets voor relaties t.w.v. € 1.250,-

download presentatierichtlijnen

STAND SINGLE – 1 DICHTE ZIJDE ( 3 x 3 m )
Het pakket omvat een zwartstalen pergolaconstructie inclusief jullie bedrijfsnaam, 3 x 3 m vloeroppervlak, 1 dichte zijde van 2,85 x 2,85 m standaard voorzien van wit gordijn, 3 personen standbemanning (inclusief all-inclusive catering), grijze tapijttegels en een editorial in de officiële beurscatalogus (1/2 pagina) en op de officiële beurswebsite. Inclusief 100 dagtickets voor relaties t.w.v. € 2.500,-

download presentatierichtlijnen

STAND SINGLE – 2 DICHTE ZIJDES ( 3 x 3 m )
Het pakket omvat een zwartstalen pergolaconstructie inclusief jullie bedrijfsnaam, 3 x 3 m vloeroppervlak, 2 dichte zijdes van 2,85 x 2,85 m standaard voorzien van witte gordijnen, 3 personen standbemanning (inclusief all-inclusive catering), grijze tapijttegels en een editorial in de officiële beurscatalogus (1/2 pagina) en op de officiële beurswebsite. Inclusief 100 dagtickets voor relaties t.w.v. € 2.500,-

download presentatierichtlijnen

STAND DOUBLE ( 3 x 6 m )
Het pakket omvat een zwartstalen pergolaconstructie inclusief jullie bedrijfsnaam, 3 x 6 m vloeroppervlak, 2 dichte zijdes van 2,85 x 2,85 m standaard voorzien van witte gordijnen, 4 personen standbemanning (inclusief all-inclusive catering), grijze tapijttegels en een 1/1 pagina editorial in de officiële beurscatalogus en een editorial op de officiële beurswebsite. Inclusief 200 dagtickets voor relaties t.w.v. € 5.000,-

download presentatierichtlijnen

INNOVATION HOTSPOT ( 3 x 3 m )
Het pakket omvat 3 x 3 m vloeroppervlak, 2 personen standbemanning (inclusief all-inclusive catering), grijze tapijttegels en een editorial in de officiële beurscatalogus (1/2 pagina) en op de officiële beurswebsite. Inclusief 50 dagtickets voor relaties t.w.v. € 1.250,-

download presentatierichtlijnen

Electra (220 V), lichtspots, backdrop’s, leadscanners etc., bestel je via onze webshop.

Jullie standontwerp indienen
Graag helpen we je om een zo’n optimaal mogelijk resultaat te behalen met jullie deelname aan MaterialDistrict Utrecht. We vragen jullie een standontwerp in te dienen dat voldoet aan de 4 basisprincipes zoals hierboven omschreven. Om het je makkelijk te maken, kun je hierboven de ontwerprichtlijnen downloaden. Als je deze volgt, is de kans groot dat je ontwerp voldoet aan de MaterialDistrict Utrecht-principes.

Het standontwerp zal door ons worden beoordeeld, na onze goedkeuring kunnen jullie overgaan tot de productie van jullie stand. Upload hier je standontwerp.

Deadline dinsdag 4 februari 2025

Om je aanwezigheid op de beurs te optimaliseren, kun je verschillende extra producten en diensten bestellen via onze webshop.

Bestelde extra’s in de exposanten-webshop worden 7 dagen na de beurs gefactureerd, er geldt een betaaltermijn van 30 dagen.

Deadline bestellingen webshop: dinsdag 18 februari 2025

Wil je een eigen geprinte visual (backdrop) in jullie stand? Dat kan! Deze kun je bestellen via de webshop in de exposantenportal.

Deadline dinsdag 4 februari 2025

Tijdens MaterialDistrict Utrecht is geen gratis WiFi-internet beschikbaar.

Heb je een stabiele internetverbinding nodig voor jullie beursdeelname? Dan adviseren we je een WiFi-voucher of bedrade internetaansluiting in de webshop te bestellen voor toegang tot het professionele (WiFi)netwerk.

Hebben jullie een pluspakket afgenomen (controleer hier)? Dan is een WiFi-voucher inbegrepen.

Opbouwbadges
De opbouw is op dinsdag 11 maart. Je hebt een ingevulde op- en afbouwkaart nodig om je standmaterialen te (laten) lossen (je vind deze in de exposantenportal onder de knop “Downloads”). Bij aankomst dien je je eerst te melden bij de parkeerbegeleider ter plaatse, hij of zij zal je verdere aanwijzingen geven.

LET OP: de opbouwbadges worden uitsluitend afgegeven als de factuur volledig is voldaan.

Standbemanningsbadges
Het is tot uiterlijk 18 februari 2025 mogelijk via de exposantenportal badges te registeren voor je standpersoneel. In de week daarna ontvangen zij per email een e-ticket die ze op beursdagen bij de ticketbalie dienen om te wisselen voor een exposantenbadge. Deze badge is op alle beursdagen geldig.

Deadline dinsdag 18 februari 2025

Tijdens MaterialDistrict Utrecht vindt op woensdag 12 maart 2025 van 18:00 tot 19:00 uur de exposantenborrel plaats in de exposantenlounge. Alle exposanten en eventpartners zijn van harte welkom!

Catering voor jouw standbemanning is inbegrepen in je deelname. Zij krijgen toegang tot de selfservice-exposantenlounge waar vanaf 1 uur voor openingstijd onbeperkt (fair use policy) drinken, fruit en kleine zoete en hartige versnaperingen beschikbaar zijn. Daarnaast ontvangen ze een voucher om dagelijks op de beursvloer bij een van de cateringpunten een lekker broodje en een superluxe koffie te bestellen. De vouchers en toegangsbandjes voor de lounge vind je straks in je welkomstmap.

Afhankelijk van het standtype is catering inbegrepen voor het volgende aantal personen:

• TableTop Single : 1 persoon
• TableTop Double : 2 personen
• Stand Single : 3 personen
• Stand Double : 4 personen
• Innovation Hotspot : 2 personen

Extra toegangsbandjes zijn te bestellen in de webshop. Deadline dinsdag 18 februari 2025

MaterialDistrict Utrecht vindt in 2025 plaats van 12 – 14 maart in Werkspoorkathedraal, Tractieweg 41, 3534 AP Utrecht.

Parkeerabonnementen exposanten parkeerplaatsen
Heb je een Pluspakket of via de exposantenportal losse parkeerkaarten besteld? Deze zijn vanaf dinsdag 4 maart (13:00) 2025 via de exposantenportal te downloaden (je vind ze onder de knop “Downloads”). Parkeerkaarten zijn op beursdagen alleen op het exposanten parkeerterrein geldig en worden bij aankomst gecontroleerd door de parkeerbegeleiders.

Op de opbouwdag is parkeren gratis.

Parkeren tijdens op- en afbouw
Voor vrachtwagens en bestelbussen hanteren wij een laad- en losregeling met een maximale duur van 1 uur tijdens op- en afbouwtijden. Dit om iedereen goede toegang te garanderen en opstoppingen te voorkomen.

• Routebeschrijving naar Werkspoorkathedraal
• Plattegrond MaterialDistrict Utrecht

Reserveer je verblijf op tijd en boek bij voorkeur een hotel met gratis annuleringsmogelijkheid.
Zie hier een selectie van hotels in de buurt van Werkspoorkathedraal, Utrecht.

Opbouw

De opbouw is op dinsdag 11 maart 2025. Je hebt een ingevulde op- en afbouwkaart nodig om je standmaterialen te (laten) lossen (je vind deze in de exposantenportal onder de knop “Downloads”). Bij aankomst dien je je eerst te melden bij de parkeerbegeleider ter plaatse, hij of zij zal je verdere aanwijzingen geven.

Standhouders met een Stand Single en een Stand Double kunnen opbouwen van 8:00 – 19:00 u. Wij adviseren je om zo vroeg mogelijk te starten, zeker als je grote standmaterialen naar je stand moet brengen. De gangpaden zijn smal en kronkelig, dus hoe eerder je er bent, hoe minder obstakels om rekening mee te hoeven houden.

Standhouders met een TableTop Single, TableTop Double of een Innovation Hotspot kunnen opbouwen van 14:00 – 19:00 u. Bewust pas in de middag, zodat de kans het kleinste is dat jouw presentatie beschadigd of in de weg staat op het moment dat de grotere standhouders hun standmaterialen binnenbrengen.

Zorg dat je je standnummer weet en je de meest recente plattegrond met jouw standlocatie in bezit hebt.

Afbouw

De afbouw is vrijdag 14 maart 2025 van 17:30 – 21:30 u. Je hebt een ingevulde op- en afbouwkaart nodig indien je met grote voertuigen (vanaf maatje bakwagen) komt om je spullen op te halen (je vindt deze in de exposantenportal onder de knop “Downloads”). Bij aankomst dien je je eerst te melden bij de parkeerbegeleider ter plaatse, hij of zij zal je verdere aanwijzingen geven. Voertuigen worden niet eerder dan 17:30 u toegelaten.

Na de officiële beurssluiting wordt onmiddellijk aangevangen met het vrijmaken van de toegangsdeuren en andere werkzaamheden ten behoeve van een snelle afvoer. Je wordt geadviseerd kleine en waardevolle goederen niet onbeheerd op jullie stand achter te laten.

Past alles in je auto/busje? Kom dan op de afbouwdag vroeg en parkeer je auto op het aangrenzende parkeerterrein. Dan loop je zo met al je spullen onder je arm naar je auto.

Logistiek/Heftruck

Tijdens op- en afbouw is een heftruck met chauffeur beschikbaar, voor het afleveren of ophalen van standmaterialen bij jullie stand kun je contact opnemen met:

CEVA Showfreight Domestic team
events.nl@cevalogistics.com
088-0283100

Vrachtwagens, bestelbusjes en auto’s worden niet binnengelaten in de hal, het is niet toegestaan met eigen heftrucks/kooiapen etc. standmaterialen af te leveren tot aan de stand.

LET OP: de gangpaden zijn 2,85 m breed en zijn niet in een rechte lijn, ons advies is hier rekening mee te houden door standmaterialen niet al te groot te verpakken zodat ze makkelijk gemanoeuvreerd kunnen worden over de beursvloer.

En verder: Wij kunnen op locatie geen zendingen voor jullie aannemen. Laat je wat bezorgen, zorg dan zelf dat je iemand ter plaatse hebt om het in ontvangst te nemen. Wij hebben geen palletwagens, hondjes etc. beschikbaar. Het is helaas niet mogelijk pallets en verpakkingsmateriaal op te laten slaan voor, tijdens en na de beursdagen.

Opbouw: dinsdag 11 maart 2025 van 8:00 – 19:00 uur
Stand Single en Stand Double (8:00 – 19:00 u)
TableTop of Innovation Hotspot (14:00 – 19:00 u)
Afbouw: vrijdag 14 maart 2025 van 17:30 – 21:30 uur

Openingstijden:
Woensdag 12 maart 2025 van 10:00 – 18:00 uur
Donderdag 13 maart 2025 van 10:00 – 18:00 uur
Vrijdag 14 maart 2025 van 10:00 – 17:00 uur

Jullie standbemanning heeft op alle beursdagen 1 uur vóór openingstijd en 1 uur na sluitingstijd toegang tot de beurs.

Opslag pallets & verpakkingsmateriaal
Het is helaas niet mogelijk pallets en verpakkingsmateriaal op te laten slaan voor, tijdens en na de beursdagen.

Waardevolle spullen tijdens de beurs
Laat jullie stand tijdens de beurs niet onbemand en pas op jullie kostbare spullen. Buiten openingstijden adviseren we je je spullen veilig op te bergen of mee naar huis te nemen. MaterialDistrict is niet aansprakelijk voor verlies of diefstal van jullie eigendommen tijdens het evenement en tijdens de op- en afbouwperiode.

Lockers
Heb je een Pluspakket of via de exposantenportal een locker besteld? Dan vind je de sleutel voor je locker in je welkomstmap. Je vindt de lockers straks in de exposantenlounge.

Afval
Standbouwers en/of exposanten zijn zelf verantwoordelijk voor afvoeren van het afval dat zij veroorzaken tijdens de op- en afbouw. Achtergebleven afval wordt door ons op kosten van de exposant verwijderd. Gedurende de beurs kan aan het einde van de dag het afval in een vuilniszak in het gangpad worden geplaatst. Dit zal ’s avonds door de schoonmaak verwijderd worden. (Plaatsing pas na sluiting van de beurs.)

Bezoekerswerving
Het succes van de beurs wordt mede bepaald door de inspanningen van de exposanten om bezoekers te werven. Iedere exposant krijgt daarom een unieke registratielink en gedrukte algemene uitnodigingskaarten waarmee relaties tickets met 100% korting kunnen aanschaffen.

Ter ondersteuning van jullie bezoekerswerving stellen wij ook campagnemateriaal en digitale banners ter beschikking. Deze kun je binnenkort hier downloaden. Vergeet vooral niet MaterialDistrict Utrecht te promoten via social media. #MDU2025 #MaterialDistrictUtrecht

Inspiratie nodig voor jullie bezoekerscampagne? Bekijk hier ons webinar met tips & tricks voor exposanten.

Leadscanning
Heb je een Pluspakket of via de exposantenportal een licentie voor de leadscannerapp besteld? Dan ontvang je een week voor het event de gegevens van je Intercambio-account.

Ter voorbereiding kun je alvast handige documenten & links bekijken en de leadscan-app installeren op de telefoons van je standbemanning. Let op: een licentie is maar op 1 device tegelijkertijd te gebruiken. Het is tot uiterlijk dinsdag 18 februari 2025 mogelijk via de exposantenportal extra licenties à € 35,- aan te schaffen. Daarna kunnen ze alleen nog via de Intercambio-portal worden bijbesteld en bedragen de kosten € 75,- per extra licentie.

Hebben jullie een pluspakket afgenomen (controleer hier)? Dan is de leadscan-app inbegrepen.

Als onderdeel van jullie deelname aan MaterialDistrict Utrecht publiceren we jullie bedrijfs- en productinformatie in de gedrukte beurscatalogus en op de MaterialDistrict Utrecht-website. Hiervoor ontvangen we graag de volgende gegevens:

• Contact- en adresgegevens (deze kun je hier uploaden)
• Foto + tekst van jullie product (graag Engelse tekst aanleveren, deze kun je hier uploaden)
• Advertentie voor beurscatalogus (indien besteld kun je deze hier uploaden)

Deadline dinsdag 21 januari 2025

Gebruiken jullie MaterialDistrict Utrecht om een primeur te lanceren?
Laat het ons weten, zodat we in overleg met jullie kunnen bespreken op welke wijze we jullie primeur extra onder de aandacht kunnen brengen via onze online kanalen.

Wil je ook onze extra promotiemiddelen voor de beurs inzetten?
Het succes van jullie beursdeelname kunnen jullie vergroten met bijvoorbeeld een publicatie van jullie noviteit(en) in de MaterialDistrict Utrecht Noviteitennieuwsbrief (100.000 abonnees) of met een advertentie in de officiële beurscatalogus.

Deze extra promotiemogelijkheden kun je hier bestellen, of neem contact met ons op.

Deadline dinsdag 18 februari 2025

Als jouw materiaal vernieuwend is op het gebied van circulariteit, energietransitie of wellbeing, dan nemen wij jouw materiaal graag op in onze materialen-collectie die reist langs toonaangevende architectenbeurzen in binnen- en buitenland. Wij maken het samplepaneel (inclusief een label met jullie gegevens) en zorgen voor het vervoer en de op- en afbouw van de expositie(s), zo heb je er verder geen omkijken naar!

Word jouw materiaal opgenomen in de MaterialDistrict Utrecht 2025 materialen expositie? Een van onze collega’s neemt contact met je op over wat je moet aanleveren.

Deadline dinsdag 21 januari 2025

Het succes van jullie beursdeelname wordt voor een belangrijk deel bepaald door de positieve ervaring van de bezoeker. De filosofie hierachter is: bij MaterialDistrict Utrecht stap je een andere, inspirerende wereld binnen. Voor een optimale bezoekerservaring hebben we daarom een paar richtlijnen opgesteld.

• Jullie standbemanning heeft alle aandacht voor onze bezoekers; het draait om hen.
• De stand en/of de ruimte rondom de presentatiekubussen blijven schoon en opgeruimd (geen losse rommel en afval) zodat alle aandacht naar jullie mooie materialen gaat.
• Voor de momenten die jullie standbemanning nodig heeft om even te eten of mail te checken, gebruiken zij de daarvoor aangewezen cateringplekken & exposantenlounge.
• Jullie stand blijft altijd bemand tijdens beursopeningstijden.
• We tonen respect voor en gastvrijheid aan onze bezoekers, dus de opbouw van de stand dient gereed te zijn vóór opening van de beurs, de afbouw van de stand start pas na sluitingstijd van de beurs.

De algemene voorwaarden van MaterialDistrict zijn hier beschikbaar.