We hebben ons uiterste best gedaan om al je (mogelijke) vragen te beantwoorden in dit exposantenhandboek. Mocht je na het lezen ervan nog steeds (specifieke) vragen hebben, dan kun je contact met ons opnemen op info@materialdistrict.com of +31 (0)20 71 30 650.

 

Wijzigingen onder voorbehoud.

Catalogus & promotie

 

Als onderdeel van jullie deelname aan MaterialDistrict Utrecht publiceren we jullie bedrijfs- en productinformatie in de gedrukte beurscatalogus (oplage 5.000 stuks) en op de MaterialDistrict Utrecht-website. Hiervoor ontvangen we graag de volgende gegevens:

 

 

LET OP: indien je voor de geannuleerde 2020 editie in Rotterdam al een productfoto + tekst hebt aangeleverd dan gaan we er zonder tegenbericht vanuit dat deze ook van toepassing zijn voor MDU ’22. Het is vanzelfsprekend ook mogelijk opnieuw een productfoto + tekst via de portal aan te leveren, wij zullen die dan opnieuw beoordelen en goedkeuren.

 

Deadline 1-2-2022

 

Gebruiken jullie MaterialDistrict Utrecht om een primeur te lanceren?

Laat het ons weten, zodat we in overleg met jullie kunnen bespreken op welke wijze we jullie primeur extra onder de aandacht kunnen brengen via onze online kanalen.

 

Wil je ook onze extra promotiemiddelen voor de beurs inzetten?

Het succes van jullie beursdeelname kunnen jullie vergroten met bijvoorbeeld een publicatie van jullie noviteit(en) in de MaterialDistrict Utrecht Noviteitennieuwsbrief (65.000 abonnees) of met een advertentie in de officiële beurscatalogus (oplage 5.000).

 

LET OP: indien je voor de geannuleerde 2020 editie in Rotterdam al een advertentie voor de beurscatalogus hebt aangeleverd dan gaan we er zonder tegenbericht vanuit dat deze ook van toepassing zijn voor MDU ’22. Het is vanzelfsprekend ook mogelijk opnieuw een advertentie voor de beurscatalogus via de portal aan te leveren, wij zullen die dan opnieuw beoordelen en goedkeuren.

 

Deze extra promotiemogelijkheden kun je hier bestellen, of neem contact met ons op.

Toegang en badges

 

Opbouwbadges

Voor het opbouwen van jullie stand zijn opbouwbadges nodig. Deze opbouwbadges kunnen twee weken voor het evenement worden gedownload via de exposantenportal. De badges kun je voor elke medewerker uitprinten. Iedereen die tijdens de opbouw aanwezig is moet deze ingevuld kunnen tonen.

LET OP: de opbouwbadges worden uitsluitend afgegeven als de factuur volledig is voldaan.

 

Standbemanningsbadges

Tijdens de beursdagen zijn standbemanningsbadges nodig. Deze zijn persoonsgebonden (en expliciet niet bedoeld voor jullie gasten, daarvoor gebruiken jullie de uitnodigingskaarten) en kun je hier gratis bestellen. LET OP: de QR-code waarmee je de standbemanningsbadges kunt afhalen wordt je uiterlijk in de week voor aanvang van de beurs gemaild.

 

LET OP: indien je voor de geannuleerde 2020 editie in Rotterdam al standbemanningsbadges hebt besteld dan gaan we er zonder tegenbericht vanuit dat deze ook van toepassing zijn voor MDU ’22. Het is vanzelfsprekend ook mogelijk nieuwe standbemanningsbadges via de portal aan te maken, wij zullen die dan opnieuw beoordelen en goedkeuren. Zorg ervoor dat de badges die niet meer van toepassing zijn worden verwijderd.

 

Deadline 1-2-2022

Locatie, Route en Parkeren

 

MaterialDistrict Utrecht vindt in 2022 plaats van 5-7 april in Werkspoorkathedraal, Tractieweg 41, 3534 AP Utrecht

 

Parkeerabonnementen exposantenparkeerplaatsen

Driedaagse parkeerabonnementen voor de exposantenparkeerplaatsen kun je hier bestellen.

LET OP: Parkeerkaarten kun je 2 weken voorafgaande aan het evenement downloaden via de exposantenportal.

 

Overige parkeervoorzieningen

Parkeren is ook mogelijk zonder abonnement, wij kunnen echter niet garanderen dat er voldoende parkeerplaatsen zijn. 

Parkeren tijdens op- en afbouw

Voor vrachtwagens en bestelbussen hanteren wij een laad- en losregeling met een maximale duur van 1 uur tijdens op- en afbouwtijden. Dit om iedereen goede toegang te garanderen en opstoppingen te voorkomen.

 

Exposantenborrel

 

Tijdens MaterialDistrict Utrecht vindt op dinsdag 5 april 2021 van 18:00 tot 19:00 uur de exposantenborrel plaats in de exposantenlounge. Alle exposanten en eventpartners zijn van harte welkom.

Hotel

 

Reserveer je verblijf op tijd en boek bij voorkeur een hotel met gratis annuleringsmogelijkheid.

Internet

 

Tijdens MaterialDistrict Utrecht is gratis WiFi-internet beschikbaar. Aan deze gratis service kunnen geen rechten worden ontleend, de kwaliteit is sterk afhankelijk van het aantal gebruikers en niet geschikt voor professioneel gebruik. Heb je een stabiele internetverbinding nodig voor jullie beursdeelname? Dan adviseren we je een WiFi-voucher te bestellen voor toegang tot het professionele WiFi-netwerk.

 

Hebben jullie een pluspakket afgenomen (controleer hier)? Dan is een WiFi-voucher inbegrepen.

Exposantencatering

Meer informatie hierover volgt later.

MaterialDistrict Expo

Jouw materiaal-sample mee op tournee met een van onze exposities in onder andere Nederland, België en Luxemburg? Als jouw materiaal vernieuwend is op het gebied van circulariteit, energietransitie of wellbeing, dan nemen wij jouw materiaal graag op in onze materialen-collectie die reist langs toonaangevende architectenbeurzen in binnen- en buitenland. Wij maken het samplepaneel (inclusief een label met jullie gegevens) en zorgen voor het vervoer en de op- en afbouw van de expositie(s), zo heb je er verder geen omkijken naar!

 

Doe je mee aan de MaterialDistrict Expo? Een van onze collega’s neemt contact met je op over wat je moet aanleveren.

 

Deadline 1-2-2022

Standpresentatie

 

Inleiding

Het grote succes achter MaterialDistrict Utrecht is het zogenaamde “Curated Tradeshow”-format van de beurs. Exposanten maken deel uit van een totaalconcept, waarin de beleving en informatie-/inspiratiebehoeftes van onze bezoekers centraal staan. MaterialDistrict biedt jullie een krachtig en effectief platform waarbinnen een aantal belangrijke basisprincipes gelden. Principes die hun waarde de afgelopen 14 edities voor onze exposanten hebben bewezen en die we samen met jullie gaan toepassen om tot een effectieve standpresentatie te komen.

 

Onze basisprincipes

PRINCIPE 1. Jullie materialen staan centraal: De bezoeker wil met alle zintuigen in aanraking kunnen komen met nieuwe materialen. Logo’s en pay-offs zijn daarom secundair aan jullie presentatie, jullie materialen spelen de hoofdrol in jullie stand.

 

PRINCIPE 2. Jullie stand heeft een open karakter: De bezoeker wil op ontdekkingsreis op de beursvloer en snel contact kunnen leggen met de exposanten. Hoe opener jullie stand, hoe meer bezoekers deze trekt. En hoe meer bezoekers, hoe meer leads.

 

PRINCIPE 3. Jullie stand is om door een ringetje te halen: Geen doelgroep zo kritisch als architecten en designers. Is je standpresentatie verzorgd, dan schept dat vertrouwen bij jullie doelgroep en vergroot je de kans op nieuwe projecten. Het tegenovergestelde is ook waar; bijna geen ontwerper schrijft materialen voor van een fabrikant die een standaard, onverzorgde en rommelige standpresentatie heeft. Gebruik van rolbanners, standaard meubilair etc. is daarom niet toegestaan.

 

PRINCIPE 4. Jullie stellen de bezoeker centraal: Aandacht van onze bezoekers trek je door nieuwe materialen te laten zien en uit te stralen dat de bezoeker welkom bij jullie is. Verbied daarom in jullie stand het gebruik van smartphones (m.u.v. scannen van leads), zorg dat standbemanning netjes en verzorgd oogt (en handelt) en gebruik liever geen zitmeubilair in je eigen stand (hiermee faciliteer je namelijk een ongewenste passieve houding van jullie standbemanning).

 

Onze stands

Cubical 1/8 (1) Cubical 1/8 (2) Cubical 1/4 Cubical 1/2
·  Tabletop presentatiekubus 1×1 m

·  Grijs beurstapijt (tegels)

·  1x bord bedrijfsnaam (ca. 20 x 100 cm)

· Max. 1 persoon standbemanning

·  Tabletop presentatiekubus 1×2 m

· Grijs beurstapijt (tegels)

· 1x bord bedrijfsnaam (ca. 20 x 100 cm)

· Max. 1 persoon standbemanning

·  Optioneel: achterwand 2×2 meter

·  9 m2 (ca. 3×3 m)

· Grijs beurstapijt (tegels)

·  Pergolastand, zwart

·  Max. 1 achterwand

· Max. 2 achterwanden (hoekstand)

· 1x bord bedrijfsnaam (ca. 20 x 100 cm)

·  Max. 2 personen standbemanning

·  18 m2 (ca. 3x6m)

· Grijs beurstapijt (tegels)

·  Pergolastand, zwart

·  Max. 2 achterwanden

· 2x bord bedrijfsnaam (ca. 20 x 100 cm)

·  Max. 3 personen standbemanning

download richtlijnen download richtlijnen download richtlijnen download richtlijnen

 

Electra (220 V), lichtspots, bedrukte achterwanden, etc., bestel je via onze webshop.

 

Deadline 1-2-2022

 

 

Jullie standontwerp indienen

Graag helpen we je om een zo’n optimaal mogelijk resultaat te behalen met jullie deelname aan MaterialDistrict Utrecht. We vragen jullie een standontwerp in te dienen dat voldoet aan de 4 basisprincipes zoals hierboven omschreven. Om het je makkelijk te maken, kun je hierboven de ontwerprichtlijnen downloaden. Als je deze volgt, is de kans groot dat je ontwerp voldoet aan de MaterialDistrict Utrecht-principes.

 

Het standontwerp zal door ons worden beoordeeld, na onze goedkeuring kunnen jullie overgaan tot de productie van jullie stand. Upload hier je standontwerp.

 

LET OP: indien je voor de geannuleerde 2020 editie in Rotterdam al een standontwerp hebt aangeleverd dan gaan we er zonder tegenbericht vanuit dat deze ook van toepassing zijn voor MDU ’22. Het is vanzelfsprekend ook mogelijk opnieuw een standontwerp via de portal aan te leveren, wij zullen die dan opnieuw beoordelen en goedkeuren.

 

Deadline 1-2-2022

 

Adviessessies standpresentaties

Ons ontwerpteam kan jullie helpen bij het ontwerpen van een effectieve standpresentatie. Heb je hulp nodig van een van onze ontwerpers? Meld je dan aan voor één van onze digitale adviessessies via Google Meet. Aanmelden voor de adviessessies kan op deze pagina.

 

Oplevering van de stand op de beurs

Jullie stand wordt op de opbouwdag samen met jullie (standbouwer) opgeleverd om er zeker van te zijn dat jullie stand is uitgevoerd overeenkomstig het door ons goedgekeurde ontwerp. Na oplevering van de stand kunnen jullie alle benodigde spullen voor jullie standbemanning ophalen bij het organisatiekantoor.

Prints (achterwand)

 

Wil je een eigen visual op jullie achterwand, dat kan! Deze kun je bestellen via de webshop in de exposantenportal.

 

LET OP: indien je voor de geannuleerde 2020 editie in Rotterdam al een geprinte achterwand hebt aangeleverd dan gaan we er zonder tegenbericht vanuit dat deze ook van toepassing zijn voor MDU ’22. Het is vanzelfsprekend ook mogelijk opnieuw een geprinte achterwand via de portal aan te leveren, wij zullen die dan opnieuw beoordelen en goedkeuren.

 

Deadline 1-2-2022

Bezoekerswerving & Leadscanning

 

Bezoekerswerving

Het succes van de beurs wordt mede bepaald door de inspanningen van de exposanten om bezoekers te werven. Iedere exposant krijgt daarom een unieke registratielink en gedrukte algemene uitnodigingskaarten waarmee relaties tickets met 100% korting kunnen aanschaffen.

 

Ter ondersteuning van jullie bezoekerswerving stellen wij ook campagnemateriaal en digitale banners ter beschikking. Deze kun je (wanneer beschikbaar) hier downloaden. Vergeet vooral niet MaterialDistrict Utrecht te promoten via social media. #MDU2022 #MaterialDistrictUtrecht

 

Inspiratie nodig voor jullie bezoekerscampagne? Bekijk hier ons webinar met tips & tricks voor exposanten.

 

Leadscanning

Voor de voorregistratie van bezoekers maken we gebruik van het bezoekersregistratiesysteem. Bezoekers ontvangen bij aankomst op de beurs een persoonlijke badge met een streepjescode. Wil je de mogelijkheid om op jullie standbezoekers te scannen door middel van een leadscanner? Bestel dan de leadscan-app via de webshop!

 

Hebben jullie een pluspakket afgenomen (controleer hier)? Dan is de leadscan-app inbegrepen.

Timetable

 

Opbouw: maandag 4-4-2022, 8:00 – 19:00
Afbouw: donderdag 7-4-2022, 17:30 – 21:30
Openingstijden:
dinsdag 5-4-2022, 10:00 – 18:00
woensdag 6-4-2022, 10:00 – 18:00
donderdag 7-4-2022, 10:00 – 17:00
Jullie standbemanning heeft op alle beursdagen 1 uur vóór openingstijd en 1 uur na sluitingstijd toegang tot de beurs.

Hospitality

 

Het succes van jullie beursdeelname wordt voor een belangrijk deel bepaald door de positieve ervaring van de bezoeker. De filosofie hierachter is: bij MaterialDistrict Utrecht stap je een andere, inspirerende wereld binnen. Voor een optimale bezoekerservaring hebben we daarom een paar richtlijnen opgesteld.

 

  • Jullie standbemanning heeft alle aandacht voor onze bezoekers; het draait om hen.
  • De stand en/of de ruimte rondom de presentatiekubussen blijven schoon en opgeruimd (geen losse rommel en afval) zodat alle aandacht naar jullie mooie materialen gaat.
  • Voor de momenten die jullie standbemanning nodig heeft om even te eten of mail te checken, gebruiken zij de daarvoor aangewezen cateringplekken & exposantenlounge.
  • Jullie stand blijft altijd bemand tijdens beursopeningstijden.
  • We tonen respect voor en gastvrijheid aan onze bezoekers, dus de opbouw van de stand dient gereed te zijn vóór opening van de beurs, de afbouw van de stand start pas na sluitingstijd van de beurs.

Opslag & logistiek

 

Heb je logistieke ondersteuning nodig tijdens het op- en afbouwen van je stand of heb je opslagcapaciteit voor je beursmaterialen nodig? Lees dan dit document.

 

Wil je voor tijdens de beurs een locker of een balie huren? Deze kun je bestellen via onze webshop in de exposantenportal.

 

Hebben jullie een pluspakket afgenomen (controleer hier)? Dan is een locker voor jullie standbemanning inbegrepen. Het aantal lockers dat jullie krijgen, is afhankelijk van welk type stand jullie hebben gekozen (bekijk hier jullie aantal lockers).

 

Deadline 1-2-2022

Webshop

 

Om je aanwezigheid op de beurs te optimaliseren, kun je verschillende extra producten en diensten bestellen via onze webshop.

45 dagen voor de 1e opbouwdag van de beurs worden de eventueel door jullie bestelde extra’s gefactureerd. Deze factuur dient te zijn voldaan voor aanvang van de beurs.

 

Deadline 1-2-2022

COVID-19-maatregelen

 

Wij verwachten in april 2022 weer een evenement te kunnen houden zonder specifieke COVID-19 maatregelen. Mocht dit niet het geval zijn dat horen jullie dat tijdig van ons. Wij zullen ons uiteraard te alle tijden houden aan de actuele maatregelen vanuit de overheid en het RIVM.

Algemene voorwaarden

 

De algemene voorwaarden van MaterialDistrict zijn hier beschikbaar.